Etapas de la Licitacion

1.     CONVOCATORIA

1.1           Definición

1.2           Contenido

1.3           Formalidades

1.4           Efectos

1.5           Bases

1.6           Anexos

1.1 DEFINICIÓN

Es el aviso publico que realizan las dependencias y entidades anunciando el inicio de un determinado procedimiento de contratación en el que se especifican los datos más esenciales para permitir la libre participación de los interesados, así como, el plazo o la fecha para adquirir las bases e inscribirse en el concurso.

1.2 CONTENIDO

• Número de licitacion: Cada convocatoria contiene un número que la identifica, mismo que se divide de la siguiente forma:  

       Clave de la dependencia

       Número de licitacion del año en curso

      Año en curso.

     Ejemplo: LPL 531290001-007-10

• Descripción de la licitacion: Breve explicación del producto., servicio u obra que se concursa, por lo general los detalles se encuentran en las bases de las convocatorias.

• Volúmen de la licitacion: Se indica la cantidad y las unidades en las que se comprarán los productos o servicios, igualmente los detalles contenidos en las bases de la convocatoria.

• Publicación electrónica: Se detalla la fecha a partir de la cual la convocatoria y sus bases se encuentran disponibles de forma electrónica en el sistema informático de que se trate.

• Junta de aclaraciones: Se detalla el día, hora y lugar en que se llevará a cabo esta etapa.

• Carácter de la licitacion: Se informa si la convocatoria acepta propuestas electrónicas, si es de carácter nacional o internacional.

En cuanto a los medios por los que se puede llevar a cabo los procedimientos pueden ser electrónica, presencial y mixta; en cuanto a los bienes o productos y carácter de los proveedores pueden ser nacionales e internacionales.

• Presentación y apertura de las propuestas: Señala el lugar, día y hora en la que se recibirán los sobres cerrados con las propuestas

• Lugar de los eventos: Cada convocatoria debe señalar el lugar en específico donde se llevaran a cabo todas las etapas del procedimiento, junta de aclaraciones, presentación y apertura de propuestas.

EJEMPLO DE LICITACION PUBLICA INTERNACIONAL

EJEMPLO DE LICITACION PUBLICA ESTATAL

1.3 FORMALIDADES

Todas las convocatorias deben contener la fecha, lugar y el funcionario que las firma, así como debe aparecer que han sido firmadas autógrafamente por el funcionario. Toda convocatoria debe de publicarse con las formalidades que establezca la ley y por regla general en un órgano de difusión oficial, tal es el caso del DOF, con independencia de que también se publique en periódicos de circulación local o nacional.

 
1.4 EFECTOS

Marca el inicio del procedimiento de licitacion, señala el plazo para adquirir las bases de la convocatoria, obliga a la unidad compradora a realizar el procedimiento de licitacion, salvo las causas de suspensión o cancelación que se señalen en las bases y en la normatividad, el contenido las bases debe ajustarse al de la convocatoria.

1.5 BASES

Es el documento que contiene los requisitos detallados de participación a una licitacion. Son las instrucciones a seguir en un concurso.

Se estructura de la siguiente forma:

1. Datos de la unidad convocante: quien convoca y su fundamento legal.

2. Calendario del procedimiento señalando los días, horas y lugares para que se efectúe cada etapa de la licitacion.

3. Objeto de la licitacion: descripción del producto a comprar, servicio u obra a contratar (los detalles de los bienes y servicios u obras vienen en los anexos y cada base contiene un anexo técnico).

4. Especificaciones técnicas.

5. Formas de entrega de productos y prestación de servicios.
6. Garantías
7. Requisitos legales, administrativos y contables, tales como:
     o Permisos, licencias y registros.
     o Cartas de apoyo
     o Certificados de calidad
     o Contratos y cartas de experiencia
     o Documentación fiscal y contable (estados financieros, declaraciones de impuestos, etc.)
8. Propuestas: forma de integrar y presentar propuestas, contenido de sobres.
9. Sistemas o formas para la calificación de propuestas
10. Procedimiento para el fallo definitivo
11. Causas de descalificación de proponentes
12. Tipo de contrato o formato de contrato
13. Reglas en caso de controversias, por incumplimiento e interpretación del contrato.
14. Suspensión y cancelación de concurso
15. Por contrato
16. Inconformidades
17. Anexos: técnicos, económicos, formatos de acreditación y personalidad, de integridad, pago de contribuciones y prácticas anticompetitivas.

1.6 ANEXOS

Serie de formatos que se incluyen en las bases de cada convocatoria para facilitar a los participantes la integración de sus propuestas con los requisitos establecidos por la convocante.

En cada concurso varia el tipo y número de anexos, por regla general, todos deben de ir firmados por el representante legal de la empresa concursante, así como, señalar el número de la licitacion. Debe contener las leyendas solemnes establecidas en las bases de la convocante. Se debe de revisar perfectamente los anexos para que estén completos.

Ejemplo: Anexos que contengan la frase “bajo protesta de decir verdad”, membretes y sellos de la empresa, datos de escritura pública en caso de acreditación de personalidad.

2. JUNTA DE ACLARACIONES

2.1 Introducción
2.2 Definición y objetivo
2.3 Participantes
2.4 Aclaraciones
      Tipos de aclaraciones
      Oportunidad para realizar aclaraciones
      Formalidades
2.5 Tips para la elaboración de aclaraciones
2.6 Errores en la Junta de Aclaraciones

2.1 INTRODUCCIÓN

La junta de aclaraciones es el centro de gravedad de la licitacion, ya que todo el proceso de compra gira en torno a ella. Saber qué preguntas y especificaciones hacer en el momento adecuado puede definir toda la evolución del proceso licitatorio.

Desafortunadamente, esta etapa es manejada de manera deficiente tanto por la entidad compradora como por los participantes en la licitacion, lo que suele provocar cierta aversión hacia este periodo por el tiempo considerable que se le invierte y los resultados tan pobres que se obtienen.

La mayoría de las empresas pasan por alto el impacto de esta reunión porque consideran que no es trascendental asistir a la misma, ya que se puede tener un fácil acceso a las actas correspondientes vía internet, pero ignoran los alcances que tiene si se logra un buen desempeño en el desarrollo de dicha junta.

2.2. DEFINICIÓN Y OBJETIVO

Es la etapa en la que participantes (aclarantes), funcionarios del área requirente y de la convocante tienen la oportunidad de aclarar, modificar, precisar o suprimir los requisitos de las bases del concurso en sus aspectos técnico, administrativo, legal y financiero, así como, el clausulado del contrato que se estipula. Puede haber tantas juntas sean necesarias hasta en tanto queden esclarecidos los cuestionamientos y dudas de los licitantes.

2.3 PARTICIPANTES

Son las personas que intervienen en este acto administrativo, y que se describen a continuación:

CONVOCANTE: área o unidad administrativa encargada de realizar el proceso de compra en base a los requerimientos técnicos del área requirente.

REQUIRENTE O USUARIO: unidad administrativa u operacional dentro de la entidad o dependencia que tiene la necesidad de adquirir un producto o servicio para satisfacer sus necesidades.

2.4. ACLARACIONES

La aclaración se puede entender como la aseveración o pregunta que realiza el licitante para desentrañar el sentido del texto de las bases, así como también lo es la respuesta que la convocante da a los cuestionamientos o dudas de los licitantes o por mutuo propio que tiene como finalidad aclarar, precisar o modificar las bases.

Definición de aclaración: Precisión que efectúa la convocante respecto del texto de las bases de un concurso (licitacion) señalando el alcance de los aspectos técnicos, administrativos, legales, financieros, de procedimiento y del formato del contrato.

TIPOS DE ACLARACIÓN

En cuanto a la forma de su presentación:

1) Electrónicas: Son las preguntas que se envían a determinada dirección electrónica o utilizando el sistema de Compranet.
2) Físicas: Son aquellas que se presentan por escrito ante la unidad convocante y con la anticipación que señala la convocatoria.
3) Presenciales: Son aquellas que se hacen en el acto mismo de la junta de aclaraciones.

En cuanto a su origen:

a) Como respuestas a preguntas o aseveraciones de los licitantes.
b) Aclaración propia de la convocante
c) Aclaraciones del área requirente o usuario.

OPORTUNIDAD PARA REALIZAR ACLARACIONES

REGLA GENERAL
Antes de la fecha indicada en la convocatoria y de las bases hasta el mismo acto de la junta de aclaraciones.

CUIDADO Según la normatividad la oportunidad para realizar aclaraciones puede estar sujeta a ciertas formalidades como presentar una carta de intención antes de la junta anunciando que determinado participante realizará preguntas para aclarar la convocatoria y las bases, así como presentar las aclaraciones escritas con determinadas horas o días de anticipación. En caso de que las respuestas de la convocante no queden del todo claras, se pueden reformular aclaraciones sobre dichas respuestas.

FORMALIDADES

• Escrito, electrónico, presencial.

PREGUNTAS
Con la oportunidad señalada en las bases, deben ser claras y referirse únicamente a las bases del concurso.

RESPUESTAS
Éstas pueden modificar, precisar, alterar o suprimir aspectos y requisitos de las bases. Constar por escrito en el acta siempre, deben ser congruentes contestando todos los puntos y dudas planteadas en las aclaraciones o preguntas de los licitantes, entiéndase por incongruente cualquier respuesta que evada responder de forma clara y precisa la cuestión planteada, sin que esto implique necesariamente dar la razón o acceder a lo que se solicita.

Las respuestas y aclaraciones dadas en la junta de aclaraciones pasarán a ser parte del texto de las convocatorias y bases del concurso, por lo que es obligatorio su cumplimiento para todos los participantes y necesarios para la solvencia de las propuestas.

Pueden afectar en las siguientes cuestiones temáticas:

 2.5 TIPS PARA LA ELABORACIÓN DE ACLARACIONES

2.6 ERRORES DENTRO DE LA JUNTA DE ACLARACIONES

La junta de aclaraciones es la única oportunidad para lograr que los requisitos de las bases favorezcan la integración de las propuestas. Asimismo, es la etapa en que las empresas incurren en más errores, conocerlos permitirá a los participantes manejar adecuadamente este acto y rectificar las deficiencias en las que están incidiendo.

Algunos de los más recurrentes son:
- Considerar que esta etapa no es tan importante o creer que no tiene sentido realizar aclaraciones en atención a las respuestas tan pobres por parte de la convocante.
- No asistir a la junta de las convocatorias más importantes para la empresa.
- Asistir a la junta sin analizar detalladamente las bases de la licitacion.
- Entregar las preguntas o aclaraciones en el momento de la junta, ya que impide que la convocante disponga de tiempo para analizar detalladamente el planteamiento legal, administrativo y técnico para emitir una respuesta.
- Que las aclaraciones sean realizadas por la persona equivocada que carezca de técnica de redacción para elaborarlas de manera precisa ya que cuestiones débilmente planteadas o extensas solo reciben evasivas y respuestas de cajón.
- Creer que cualquier persona es apta para acudir a la junta o delegar esa tarea a alguien que no domine el tema, ya que no podrá objetar ni reformular nuevas preguntas con base en las respuestas que dé la convocante.
- Creer que únicamente las bases son objeto de esta etapa y no solicitar la aclaración de las respuestas que se lleguen a dar, permitiendo que se introduzcan requisitos que impliquen desventaja para la empresa y favoritismo hacia sus competidores.
- Realizar aclaraciones cuyo argumento carezca de sustento o evidencia que demuestren lo correcto de la petición.
- Adoptar conductas jactanciosas, agresivas o insidiosas que puedan acarrear enemistad con los funcionarios o revelar que se es un competidor fuerte, inseguro o inexperto.

Los mejores vendedores a gobierno nunca pasan por alto las juntas de aclaraciones, ya que con su asistencia pueden obtenerse conclusiones muy valiosas sin incluso expresar pregunta alguna. Atender a este acto implica conocer detalladamente las bases de la licitacion, lo cual, es requisito indispensable para que el tiempo invertido sea productivo con independencia de las preguntas o aclaraciones que vayan a realizarse.

Contar con una estratégia de comportamiento en la junta de aclaraciones es básico para entablar empatía con los compradores gubernamentales, además que proyecta una imagen de preparación y madurez de la empresa que se representa para el manejo de conflictos.
Las actividades que se realizan en la junta implican un arduo trabajo y conocimientos específicos de procedimiento, redacción y estratégia. Detectar y asumir los errores que se están cometiendo en los procedimientos de compra conducirá a la empresa a emprender una intensa tarea de capacitación que le permitirá aumentar considerablemente las expectativas para la obtención de atractivos negocios con el gobierno.

3. INTEGRACIÓN DE PROPUESTAS

3.1 Introducción
3.2 Definiciones



3.1 INTRODUCCIÓN

La integración de propuestas en procesos de licitacion, es la acción de completar todos los requisitos que son solicitados en la convocatoria (bases), se deben de cuidar todos los aspectos requeridos y formalidades solicitadas.

Es necesario establecer lineamientos para la correcta integración de los documentos que solicita el área convocante, para evitar que se descalifique a la empresa en la etapa de la revisión de propuestas técnicas y asi asegurar la participación en la etapa económica.


3.2 DEFINICIONES

De integración: Es la correcta recolección de todos los documentos y requisitos contenidos en las bases y sus anexos para armar un paquete físico o electrónico (según sea el caso) con la totalidad de las formas y detalles que se indiquen en el texto.

De propuesta: Declaración de valor que pretende satisfacer una determinada necesidad.

Las convocatorias contienen la necesidad y señalan el satisfactor en cuanto a cantidad y calidad. En licitaciones, por lo general, la propuesta se limita a comprobar documentalmente que se está en actitud de satisfacer la necesidad de determinada convocatoria revelando que se tiene la solvencia necesaria para celebrar y cumplir un contrato más una cotización. En casos excepcionales, además se necesita enunciar en un documento la forma ventaja-beneficio en los que el proponente pretender solventar la necesidad de la Administración Publica.

La lectura de las bases concursales debe hacerse a profundidad discerniendo todos los puntos que son requeridos por el área convocante, una manera para realizarlo es la creación de una matriz en la que se enumeren los requisitos para participar en la licitacion y así llevar un perfecto orden de esta etapa, dicha matriz puede quedar de la siguiente manera:

Las observaciones pueden ser hechas por personas que conocen el negocio en mayor medida, ya que por lo general pueden surgir dudas técnicas, económicas o administrativas, al llegar a este punto se crea la tabla de aclaraciones a las bases, herramienta que nos sirve para el planteamiento de las preguntas en la junta de aclaraciones.

Una vez que se ha realizado la matriz de requisitos se ha completado el 20% del proceso de integración de propuestas, el tiempo es un factor preponderante en esta etapa por lo que todas las matrices deben realizarse a la mayor brevedad posible, para estar puntualmente preparados al presentar propuestas.

Es necesaria la conformación de un equipo de integración de propuestas, este grupo debe ser liderado por un administrador que tenga pleno conocimiento del proceso licitatorio para que las propuestas a ser presentadas sean exitosas en todo momento.

La administración profesional de proyectos, es básica en un proceso de licitacion ya que los conocimientos de un gerente de proyecto hacen que las propuestas sean integradas en tiempo y forma, asimismo, cubre todos los aspectos, analiza todos los procesos involucrados y genera planes de contingencia en caso de riesgos.

Existe una herramienta básica que puede ser de gran ayuda al momento de delegar responsabilidades y llevar un estricto control del proyecto, a ésta la llamamos administración de licitaciones, la cual nos ayuda a establecer las prioridades, requisitos, tiempos, fechas, gastos etc. que por concepto de integración pudieran ser producidos y tener un dominio de los presupuestos del proyecto.

Los datos mínimos que debe contener la hoja de administración del proyecto son:

- Datos propios del proceso licitatorio.
- Objetivos
- Prioridades
- Fechas límite.
- Fechas de la licitación.
- Estimados
- Responsables
- Tareas aprendidas
- Descripción de la tarea a integrar
- Punto de las bases en donde se solicita para fácil ubicación.
- Y cualquier otro dato que ayude a la integración y administración adecuada del proyecto.

Un ejemplo de la hoja de administración, ver figura 1.3

Una vez que se hayan realizado estas tareas, nos encontramos en condiciones de decidir si se va a participar o no en la licitacion, ya que las dos herramientas mencionadas anteriormente, nos proporcionan los datos necesarios para tomar esa medida o en su defecto, controlar todos los aspectos que hacen falta para integrar correctamente las propuestas y participar exitosamente en las compras gubernamentales.

4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

4.1 Definición
4.2 Formas de presentación.
4.3 Tácticas de presentación.

4.1 DEFINICIÓN

Acto mediante el cual se hace entrega de los requisitos solicitados dentro de la convocatoria y con las formalidades especificadas en la misma.

Puede ser de tres formas, Física y Electrónica o ambas.

4.2 FORMAS DE PRESENTACIÓN

Física: Los licitantes entregarán sus proposiciones técnica y económica en un sobre cerrado de forma tal que se garantice su inviolabilidad hasta el momento de su apertura publica, una vez recibidas las proposiciones en sobre cerrado se procederá a su apertura haciéndose constar la documentación presentada sin que ello implique la evaluación de su contenido.

Electrónica: Es la presentación en forma electrónica de las propuestas técnicas y económicas. Para tal efecto se han establecido mecanismos de identificación electrónica equivalentes a los tradicionales (física), esto será presentado a través de los medios informaticos que establezca la normatividad a la que está sujeto el procedimiento de licitacion y que permite dar plena validez jurídica a los documentos que se trasmiten por el sistema así como proporcionar confianza y seguridad tanto a las convocantes como a las licitantes.

Mixtas: es la presentación de las propuestas técnicas y económicas cuando ellas sean solicitadas de manera impresa y electrónica, en caso de existir diferencias entre la propuesta impresa y la electrónica, se tomará como válido lo propuesto en la forma impresa.

4.3 TÁCTICAS DE PRESENTACIÓN

PRECIO COMPLETO

La táctica de precio completo radica principalmente en dar el mayor precio conveniente para la empresa, se debe tener cuidado con los criterios que expide la convocante en referencia a los precios, estos criterios son:

- Techo presupuestal.
- Precio de mercado.
- Precios de referencia.

Para poder utilizar esta táctica es necesario contar con conocimiento pleno de los competidores y del proceso de compra que se va a realizar.

En proceso de compra, nos referimos a los requisitos que se van a solicitar en la convocatoria y de los que estamos seguros que faltarán por parte de los competidores, en esta táctica se apuesta y al mismo tiempo se debe estar seguro del incumplimiento de los requisitos por parte de los demás licitantes en la parte legal (poderes, documentos mutilados) parte administrativa (permisos, normatividad) técnica (incumplimiento de características técnicas de los productos).

Todo se encuentra basado en la investigación previa y en la estratégia creada en el proceso de integración de propuestas.

MENOR PRECIO POSIBLE

Esta táctica es utilizada bajo la premisa de ofertar el menor precio posible por la empresa, en este caso específico se opta por este metodo a partir de una investigación de convocatorias pasadas y los precios ofertados en licitaciones similares.

En estos casos se opta por dar el menor precio posible, debido a que de la investigación previa y del análisis realizado a la convocatoria se arriba a la conclusión de que existe cumplimiento por parte de los diversos participantes en los requisitos solicitados y no se ha detectado algún documento o requisito que pudiera derivar en incumplimiento por parte de los diversos competidores.

Se deben tomar en cuenta los siguientes puntos en el momento de realizar una oferta con el menor precio posible:

- Precios de referencia (licitaciones pasadas)
- Reglas para fijar los precios aceptables o convenientes (precios ofertados por las propuestas solventes).
- Investigación de mercado (investigación de los precios que rigen en el mercado nacional, por parte de la entidad o dependencia convocante).

PROPUESTAS MULTIPLES DE PRECIOS

Este metodo es utilizado cuando conoces los descuentos que ofertan las empresas en ciertos tipos de licitaciones y no se sabe a ciencia cierta si van a participar o no en el proceso de licitación que interesa.

En este caso, se integran distintas propuestas economicas con la finalidad de decidir cual presentar tomando en consideración a los participantes y sus posibles descuentos, precios u ofertas de los que si se presenten en el acto.
 

5. Evaluación Cualitativa de proposiciones

5.1 DEFINICIÓN

La evaluación cualitativa es el análisis técnico y económico de cada proposición conforme a los criterios de evaluación que se encuentran dentro de la convocatoria o bases de la Licitacion Publica.

5.2 SOLVENCIA

A partir del análisis técnico y económico, es la característica que guardan las proposiciones que cumplen con todos y cada uno de los requisitos solicitados en la convocatoria o bases.

5.2.1 Solvencia técnica

Es el cumplimiento de los requisitos solicitados, intervienen cuestiones técnicas (producto) legales (empresa) y administrativas (permisos, licencias, etc.)

5.2.2 Solvencia Económica.

Es el cumplimiento de los precios ofertados, que se encuentren dentro del mercado, para esto la convocante realiza los estudios pertinentes y establece los precios convenientes para el producto o servicio licitado.

5.3. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

5.3.1 Dictamen

Una vez realizado el análisis técnico y económico en el resultado (dictamen) se indican las proposiciones que deban desecharse por incumplimientos que afecten la solvencia, conforme a las causales establecidas en al convocatoria a la Licitacion Publica.

5.3.2 Criterios de desechamiento

Los criterios para desechar las propuestas, se encuentran establecidos en la convocatoria o bases, la mayoria de la veces radican en el cumplimiento de los requisitos solicitados.

5.3.3 Criterios o sistemas de evaluación

Los criterios o sistemas de evaluación se encuentran dentro de la convocatoria o bases a la licitacion y existen dos tipos, mismos que son los siguientes:

5.3.4 Criterio de evaluación Binario (cumple, no cumple)

Este criterio es por medio del cual sólo se adjudica a quien cumpla los requisitos establecidos por la convocante y oferte el precio más bajo, en esté esquema, solo se evaluan al menos dos proposiciones cuyo precio resulte el más bajo; en caso de que estas no sean solventes se evaluarán las que sigan en precio.

Los precios ofertados deben estar dentro de mercado y deben ser convenientes para el Estado.

5.3.5 Criterio de evaluación por puntos y porcentajes.

Este criterio tiene como finalidad evaluar requisitos propios de los licitantes y consta de dos fases.

Estas fases son:

A)  Evaluación Técnica

La puntuación o unidades porcentuales en la propuesta técnica serán de cuando menos el 37.5 porciento del 50 máximo.

Los rubros que deben ser considerados son los siguientes:

- Características del bien o bienes objeto de la propuesta técnica.
- Capacidad del licitante.
- Experiencia y especialidad del licitante.
- Cumplimiento de contratos.

B) Evaluación económica

El total de la puntuación obtenida en la evaluación económica deberá tener como valor numérico un máximo de 50, por lo que la propuesta económica que resulte ser la más baja de las técnicamente aceptadas, deberá asignársele la puntuación o las unidades porcentuales máximas.

6. FALLO

6.1 Definición

6.2 Tipos de dictamen

6.1 DEFINICIÓN

Una vez que se realizó la evaluación de las propuestas, el contrato se adjudica al licitante cuya oferta haya resultado solvente, porque cumple con los requisitos legales, técnicos y económicos establecidos en la convocatoria o bases a licitacion y por lo tanto garantiza el cumplimiento de las obligaciones respectivas.

El fallo es el documento que contiene al licitante adjudicado o adjudicados en los procesos de compra que realiza el Gobierno en sus tres distintas instancias.

Dicho documento debe contener el dictamen técnico y económico que fue realizado en base a la revision cualitativa de las propuestas que fueron evaluadas.

El fallo debe contener como mínimo lo siguiente:
- La relación de los licitantes cuyas propuestas fueron desechadas, expresando todas las razones legales, técnicas o económicas que sustentan esa determinación.
- La relación de licitantes cuyas propuestas resultaron solventes.
- Nombre de los licitantes a quien se adjudica el contrato, mencionando las razones que motivan la adjudicación.
- Fecha, hora y lugar para la firma del contrato.
- Fecha, hora y lugar para la presentación de garantías.
- Nombre, cargo y firma del servidor publico que lo emite.

6.2 TIPOS DE DICTAMEN

En caso de que sea declarado desierto el proceso de compra, se señalan las razones que motivan dicha determinación.

En el fallo no se puede incluir información reservada o confidencial.

Con la notificación del fallo por el que se adjudica el contrato, las obligaciones derivadas de éste serán exigibles.

DICTAMEN TÉCNICO
Es la relación de licitantes cuyas propuestas resultaron solventes por el cumplimiento de los requisitos solicitados en la convocatoria o bases a la licitacion.

DICTAMEN ECONÓMICO
Es la relación de precios ofertados por los licitantes cuyas propuestas resultaron solventes económicamente.

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